Одной из целей, стоящих в настоящее время перед Росреестром, является повышение качества оказания государственных услуг и оптимизация процедур кадастрового учета и государственной регистрации прав за счет автоматизации процесса обмена сведениями, содержащимися в государственных информационных ресурсах, в том числе за счет перевода бумажных документов в электронную форму.
Создание архива электронных документов упростит поиск документов и позволит оперативно использовать документы внутри ведомства, что приведет к сокращению срока оказания государственных услуг, в том числе услуг по экстерриториальному принципу, при котором любые электронные документы будут доступны в любой точке страны всем заинтересованным лицам.
Для достижения поставленной цели необходим перевод в электронный вид всех бумажных документов, накопленных за многие годы работы. Как отметил глава ведомства Олег Скуфинский, сейчас по площади бумажные архивы Росреестра во всех регионах занимают примерно 51 футбольное поле, ежегодный прирост бумажных документов составляет более 11 млн дел, что сопоставимо с площадью 3 футбольных полей. Только на хранении в Кадастровой палате по Кировской области находится более 1,4 млн. бумажных дел.
Именно поэтому было принято решение о реализации проекта «Стоп-бумага», который к 2025 году позволит практически полностью избавиться от бумажного документооборота и позволит исключить создание новых архивохранилищ.
Кадастровая палата по Кировской области продолжает работы по оцифровке бумажных архивов, так к концу 2021 года доля переведенных в электронный вид бумажных документов достигла значения в 65 %.
При переводе бумажных документов в электронный вид особое внимание уделяется качеству выполняемой работы. Работы выполняются на сканирующем оборудовании, обеспечивающем высокое качество отсканированных документов, в том числе объемных, сброшюрованных и ветхих документов без нанесения ущерба оригиналу.
Созданные в результате сканирования электронные документы заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного работника, что обеспечивает юридическую значимость электронных документов.
Для хранения всех электронных документов будет создана специальная информационная система ИС «Архив», которая будет надёжно защищена от внезапного отключения от энергоснабжения и обеспечит длительное хранение документов в исходном виде.
ИС «Архив» будет интегрирована в федеральную информационную систему Единого государственного реестра недвижимости (ФГИС ЕГРН), что позволит оперативно находить любой документ, который потребуется для осуществления кадастрового учета и государственной регистрации прав, что существенно увеличит скорость принятия решения государственным регистратором.
Начальник отдела ведения архива
Веселкова Светлана Анатольевна